Statuts de la FRBÉ asbl. version du 29 août 2020.
La Fédération belge des échecs a été fondée le 19 décembre 1920 en tant qu’association de fait par les clubs de Bruxelles, Antwerpen, Gent et Liège.
La Fédération belge des échecs est devenue une association sans but lucratif le 30 mars 1959, constituée par les personnes suivantes :Dierman P., Van de Wouwer Fl., Trépant S., Van Hoorde E., Weltjens L., Brion P., De Keyser E., Himpens J.Aujourd’hui, la Fédération est une association royale.
Partout où il est noté “il”, “elle” est compris.
L’association est une asbl qui a été constituée sous la dénomination “FÉDÉRATION ROYALE BELGE DES ÉCHECS”, en abrégé FRBÉ, ci-après aussi dénommée « association ».
Le siège social de l’association est établi dans la région de Bruxelles-Capitale.
Pour toute procédure judiciaire qui oppose la présente association à un ou plusieurs de ses membres effectifs, affiliés, adhérents de droit, d’honneur ou à un ou plusieurs sportifs licenciés, seuls les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles seront compétents.
La langue de la procédure est la langue du membre effectif, affilié, adhérent de droit, d’honneur ou du sportif licencié , le français ou le néerlandais.
La langue de la procédure sera soit le français, soit le néerlandais, selon le choix du (des) membre(s) susmentionnée(s) ou du (des) sportif(s) licencié(s).
Par exception à ce qui est dit ci-dessus, si le(s) membre(s) effectif(s), affilié(s), adhérent(s) de droit, d’honneur ou le(s) sportif(s) licencié(s) en cause est domicilié (sont domiciliés) ou a son siège social (ont leur siège social) dans l’arrondissement judiciaire d’Eupen, les tribunaux dudit arrondissement sont compétents pour traiter du litige en allemand.
Si la procédure met en cause plusieurs membres effectifs, affiliés, adhérents de droit, d’honneur ou sportifs licenciés, dont certains sont domiciliés ou ont leur siège social dans l’arrondissement judiciaire d’Eupen et d’autres sont domiciliés ou ont leur siège social en dehors de cet arrondissement, ce sont eux qui choisiront si les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles ou d’Eupen seront compétents.
La Fédération royale belge des échecs a pour but de répandre, de propager et de stimuler le jeu d’échecs dans tous ses aspects, en collaboration avec les fédérations communautaires définies à l’article 8.
Elle ne peut distribuer ni procurer directement ou indirectement un quelconque avantage patrimonial à ses fondateurs, ses membres, ses administrateurs ni à toute autre personne sauf dans le but désintéressé déterminé par les statuts. Toute opération violant cette interdiction est nulle.
Les moyens principaux mis en oeuvre par l’association pour atteindre son but social sont:
Dans cet esprit, l’association peut entreprendre certaines activités économiques à titre accessoire, à condition que le produit soit affecté exclusivement au but social.
La durée de l’association n’est pas limitée.
L’association comprend minimum 2 membres effectifs, des membres affiliés, des membres adhérents de droit et des membres d’honneurs. \
Peuvent être membres effectifs de l’association les clubs d’échecs, avec ou sans personnalité juridique, dont le siège est situé sur le territoire belge, qui sont membres d’une des Fédérations communautaires et qui comptent au moins cinq sportifs licenciés auprès de la Fédération communautaire concernée.
Peuvent être membres affiliés de l’association : les clubs d’échecs visés à l’alinéa 1er mais qui ne comptent pas cinq sportifs licenciés au moins.
Sont membres adhérents de droit:
a. Les trois Fédérations communautaires :
b. Les Ligues provinciales :
Les personnes physiques, affiliées réglementairement à un club d’échecs qui est membre effectif ou affilié de la FRBÉ, qui sont inscrites par ce club dans la banque de données des sportifs de la FRBÉ et pour lesquels le club paie une cotisation sont appelées “sportifs licenciés”. Pour toute personne qui est appelé « membre d’un club » dans les statuts, le RI et les RT, les conditions ci-dessus doivent être remplies
Les sportifs licenciés ne sont pas des membres adhérents de l’association.
Sauf ce qui sera dit au Titre 3, les membres effectifs, les membres affiliés, les membres adhérents de droit et les membres d’honneur jouissent des mêmes droits et sont soumis aux mêmes obligations. Les membres effectifs, les membres affiliés, les membres adhérents de droit et les membres d’honneur et les sportifs licenciés s’engagent à se conformer aux statuts, au règlement interne et au règlement des tournois.
Les clubs d’échecs, qu’ils soient membres effectifs ou membres affiliés, sont soumis au paiement d’une cotisation pour l’année sociale en cours, proportionnelle au nombre de sportifs licenciés qu’ils immatriculent, dont le montant est fixé avant le début de l’exercice, par l’assemblée générale et qui ne peut dépasser 15€ l’an par sportif licencié. Les membres adhérents de droit et les membres d’honneur ne sont pas tenus d’acquitter une cotisation. Tous les membres effectifs, affiliés, adhérents de droit, d’honneur ou les sportifs licenciés s’engagent à respecter le code d’éthique de la FIDE et à ne pas entreprendre d’actions qui peuvent causer des dommages à la FRBÉ.
L’association conserve une liste avec les informations personnelles des sportifs licenciés, nécessaires à la gestion de l’association. Concernant cette liste, la F.R.B.E. suit les lois actuelles sur la vie privée. En payant la cotisation, chaque sportif accepte la création de cette liste et le sportif obtient tous les droits prévus dans la législation sur la vie privée.
L’association communique via courrier électronique ou tout autre moyen de communication reconnu. Partout dans les statuts, le règlement interne et le règlement des tournois, quand « courrier électronique » est mentionné, il faut sous-entendre les moyens de communication visés dans le présent alinéa.
Tout club d’échecs situé sur le territoire Belge, ayant la personnalité juridique ou non, peut demander à rejoindre l’association en envoyant une demande par courrier électronique au président et au secrétaire général de l’association.
L’organe d’administration statue souverainement et sans avoir à motiver sa décision sur les demandes d’admission.
Tout membre effectif, membre affilié, membre adhérent de droit ou membre d’honneur de l’association est libre de se retirer de celle-ci en adressant sa démission par écrit à l’organe d’administration.
Pareille démission ne dispense pas le membre de s’acquitter du montant dont il serait encore redevable à l’égard de l’association.
L’exclusion d’un membre effectif, d’un membre affilié, d’un membre adhérent de droit, d’un membre d’honneur ou d’un sportif licencié ne peut être prononcée que par l’assemblée générale à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés avec un quorum de deux tiers des membres présents ou représentés.
Pareille exclusion ne peut être prononcée par l’assemblée générale que si le point est repris dans l’ordre du jour.
Un membre effectif, d’un membre affilié, d’un membre adhérent de droit, d’un membre d’honneur ou d’un sportif licencié de la FRBÉ peut être exclu pour des faits étrangers à la FRBÉ, notamment s’il fait l’objet d’une condamnation infamante de nature à nuire au bon renom de la FRBÉ
Le membre effectif, affilié, adhérent de droit ou le membre d’honneur, démissionnaire ou exclu n’a aucun droit sur le fonds social de l’association et ne peut réclamer le remboursement des cotisations qu’il a versées.
Des sanctions ou des mesures d’ordre peuvent être adoptées chaque fois qu’un sportif licencié, un accompagnateur affilié ou non, une équipe ou un club, une ligue, une fédération communautaire ou une instance non connue actuellement des organisations échiquéennes viole les règles du jeu d’échecs de la FIDE, les statuts, le règlement des tournois ou le règlement interne de la FRBÉ, compromet la réputation de la FRBÉ, met en danger le bon fonctionnement de la FRBÉ ou la santé physique ou mentale de ses affiliés.
a) Les sanctions et ou les mesures d’ordre que l’organe d’administration peut prendre sont les suivantes:
La décision précise chaque fois s’il s’agit d’une sanction ou d’une mesure d’ordre.
b) Une mesure d’ordre est une mesure nécessaire ou à tout le moins utile pour assurer le bon fonctionnement de l’association, le bon déroulement de ses compétitions ou pour préserver la santé physique et mentale de ses affiliés. Elle ne préjuge pas du fond de l’affaire.
c) Dans tous les cas, les parties concernées sont invitées à donner leur avis sur une proposition de sanction.
Cette invitation n’est pas obligatoire quand il s’agit d’une proposition de mesure d’ordre et que l’urgence ou le besoin de confidentialité ne permettent pas d’entendre les parties.
d) Les sanctions et les mesures d’ordre prises par une fédération communautaire contre un de ses sportifs affiliés ou un de ses clubs sont applicables à tout ce qui est de la compétence de la FRBÉ, pour autant qu’elles ont été clairement spécifiées par la fédération communautaire. La demande doit être adressée par la fédération communautaire concernée à l’organe d’administration de la FRBÉ.
L’extension de la sanction doit être confirmée par l’assemblée générale la plus proche s’il s’agit d’une suspension de plus de deux ans ou d’une exclusion à vie.
e) Toute plainte contre une décision de l’organe d’administration prise dans le cadre de cet article sera tranchée par la Commission des Litiges conformément aux statuts et au règlement interne.
L’assemblée générale de l’association se compose :
Son bureau est composé des membres de l’organe d’administration et de deux scrutateurs désignés.
Tout sportif licencié agissant en dehors de tout mandat ou délégation a le droit d’assister à la réunion avec voix consultative, à condition qu’il ait dix-huit ans accomplis.
Un membre effectif peut se faire représenter à l’assemblée générale par un autre membre effectif, un membre affilié, un membre de droit ou un membre d’honneur, à condition de fournir une procuration datée et signée.
La procuration doit contenir le matricule et le nom du responsable du club membre effectif qui souhaite se faire représenter, ainsi que le nom du membre effectif, du membre affilié, du membre d’honneur ou du membre de droit à qui il donne procuration.
La procuration doit être donnée en version papier lors de l’enregistrement au début de l’assemblée générale ou, être envoyée par courrier électronique au secrétaire de l’association au maximum une heure avant le début de l’assemblée générale.
La procuration n’est effective que si le membre mandant n’est pas présent à l’assemblée générale.
L’assemblée générale est convoquée au cours des quatre premiers mois de l’exercice social. L’assemblée générale se réunit également chaque fois que l’organe d’administration l’estime opportun, ou encore à la demande signée d’un cinquième au moins des membres effectifs. Cette demande doit être adressée par courrier électronique au président et au secrétaire de l’association. Dans ce dernier cas, les convocations sont envoyées dans les 12 jours après réception de la demande.
Les convocations sont effectuées par courrier électronique aux membres effectifs, aux membres affiliés, aux membres adhérents de droit, aux membres d’honneur, aux administrateurs, aux commissaires éventuels et aux vérificateurs aux comptes éventuels, au moins quatre semaines avant l’assemblée.
Elles contiennent au minimum l’endroit et la date, l’ordre du jour provisoire arrêté par l’organe d’administration, tous les changements de statuts proposés, les rapports des administrateurs, la proposition de cotisation, ainsi que les projets de comptes annuels et de budget de l’association.
Au moins quinze jours à l’avance les changements de règlements (RI et RT), les points à l’agenda demandés par les membres, les questions des membres ou des tiers aux administrateurs, les candidatures d’administrateur et les rapports des vérificateurs sont communiqués. Les demandes pour les points de cet alinéa doivent parvenir au président et au secrétaire par courrier électronique au plus tard seize jours avant l’assemblée générale.
Les membres voulant faire porter un point précis à l’ordre du jour doivent le faire parvenir par courrier électronique au président et au secrétaire, au moins seize jours avant l’assemblée générale. Cette demande d’ajout de point doit être signée par au moins 1/20e des membres effectifs de l’association.
L’assemblée générale est seule compétente pour:
Chaque membre effectif dispose d’une voix par tranche entamée de vingt sportifs licenciés qu’il représente. Le nombre de sportifs pris en compte pour déterminer le nombre de voix est basé sur le nombre de sportifs licenciés de la FRBÉ le premier jour du mois précédent l’assemblée générale.
En tout état de cause, un membre disposant d’une ou plusieurs procuration(s), ne peut exprimer qu’un nombre de voix qui représente au maximum 5 % du total des voix disponibles à l’assemblée générale..
Les membres affiliés, membres adhérents de droit, les membres d’honneur ne disposant pas de procuration, ne disposent que d’une voix consultative. Ils ne sont pas pris en compte pour le calcul des majorités et des éventuels quorums de présence. Il en va de même des membres effectifs qui ne sont pas en règle de cotisation le 5ème jour ouvrable précédant l’assemblée générale.
Sauf détermination contraire par la loi ou les statuts, l’assemblée générale délibère valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.
Les décisions sont prises à la majorité simple des voix des membres présents ou représentés. En cas de partage des voix, la proposition est rejetée.
Par dérogation à l’article 22, l’assemblée générale ne peut valablement délibérer sur les modifications aux statuts que si les modifications sont explicitement indiquées dans la convocation et si l’assemblée réunit au moins les deux tiers des membres, qu’ils soient présents ou représentés. Toute modification ne peut être adoptée qu’à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés.
Toutefois, la modification qui porte sur le but social ou l’objet social en vue desquels l’association est constituée ne peut être adoptée qu’à la majorité des quatre cinquièmes des voix des membres présents ou représentés.
Si les deux tiers des membres ne sont pas présents ou représentés à la première réunion, il peut être convoqué une seconde réunion qui pourra délibérer valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés, et adopter les modifications aux majorités prévues dans les alinéas susmentionnés du présent article. La seconde réunion ne peut être tenue moins de quinze jours après la première réunion.
Par dérogation à l’article 22, la dissolution de l’association ne peut être prononcée que dans les mêmes conditions de présence et de vote que celles requises pour la modification du ou des buts de l’association.
Si les deux tiers des membres ne sont pas présents ou représentés à la première réunion, il peut être convoqué une seconde réunion qui pourra délibérer valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés, et adopter les modifications aux majorités prévues dans les alinéas susmentionnés du présent article. La seconde réunion ne peut être tenue moins de quinze jours après la première réunion.
Par dérogation à l’article 22, alinéa 2, la transformation de l’association ne peut être prononcée qu’aux conditions de vote requises, selon le cas, par l’article 23, alinéas 2 ou 3.
Pour le calcul de la majorité de vote requise, les abstentions, les votes blancs et nuls ne sont pas considérés comme des voix de membres, présents ou représentés au moment du vote. En cas de partage des voix la proposition est rejetée.
Le procès-verbal de l’assemblée générale contenant les décisions prises est envoyé dans les trente jours aux membres effectifs de l’association à la date de l’assemblée générale. Les tiers peuvent en prendre connaissance sur le site web de l’association.
L’association est dirigée par un organe d’administration composé de sept personnes au moins et de seize au maximum, sportifs licenciés à l’un des clubs membres de l’association, nommés pour trois ans par l’assemblée générale qui peut en tout temps les relever de leur mandat. L’assemblée générale élit directement le président de l’organe d’administration.
Chaque administrateur peut, à tout moment et de sa propre initiative, démissionner de sa fonction en envoyant cette démission par courrier électronique à l’organe d’administration. Cette démission ne peut pas mettre en péril l’association. La première assemblée générale suivante prendra acte de cette démission. En cas de démission du président, il est remplacé par le vice-président jusqu’à l’assemblée générale la plus proche.
Les administrateurs sortants sont rééligibles.
Les membres de l’organe d’administration ne peuvent recevoir aucune rétribution pour les fonctions qui leur sont confiées. Ils sont indemnisés pour leurs frais.
Les candidats pour une fonction d’administrateur, ainsi que les administrateurs dont le mandat se termine et qui veulent représenter leur candidature doivent, au moins 16 jours avant l’assemblée générale, introduire leur candidature par courrier électronique au président et au secrétaire de l’association. Les candidatures seront indiquées dans la convocation à l’assemblée générale ou sont communiquées avec les points additionnels à l’ordre du jour, comme prévu à l’article 18, 3ème alinéa. L’assemblée générale décide par vote secret.
Toute personne qui est sous l’effet d’une interdiction d’exercer une fonction de dirigeant de club, de ligue et/ou de fédération communautaire, prononcée par une des fédérations communautaire, ne peut être administrateur de la FRBÉ.
Pour chaque candidat il y a un vote séparé. On peut donc voter en faveur de plusieurs candidats. S’il y a plus de candidats administrateurs élus que de places disponibles, alors les candidats ayant obtenus le plus de voix sont choisis.
Si pour l’élection du président, aucun candidat n’obtient la majorité, il y aura un deuxième tour de scrutin avec seulement les deux candidats ayant obtenus le plus de voix. Si plusieurs candidats sont ex-aequo à la deuxième place, ils sont repris pour le deuxième tour. Dans ce deuxième tour de scrutin, le candidat avec le plus de voix est élu.
L’organe d’administration peut déléguer à un membre de l’organe d’administration ou à un tiers, et sous sa responsabilité, tels pouvoirs qu’il désigne.
L’organe d’administration jouit des droits les plus étendus pour poser tous actes de disposition et d’administration dans l’association. Il la représente dans tous les actes judiciaires et extrajudiciaires. Pour ester en justice, une décision de l’assemblée générale est requise pour les cas cités à l’article 20, 22.. L’assemblée générale peut toutefois désigner celui des administrateurs qui est chargé d’exécuter sa décision.
L’organe d’administration est l’organe compétent pour décider de toutes les autres actions en justice à savoir: contre les membres effectifs, adhérents, affiliés, d’honneur et les sportifs licenciés, ainsi que contre les tiers
Tout ce qui n’est pas expressément réservé à l’assemblée générale soit par les statuts, soit par la loi, est de la compétence de l’organe d’administration.
L’organe d’administration exerce ses responsabilités en collège.
L’organe d’administration se réunit à l’initiative du président au moins une fois par trimestre. Il ne délibère valablement que si la majorité des membres sont présents ou représentés, avec une procuration valable comme prévu par le règlement interne. Excepté dans les hypothèses prévues aux articles 34 et 35, les décisions sont prises à la majorité simple des voix valablement exprimées.
En cas de parité des voix, la voix du président de séance est prépondérante.
Quand le besoin se présente, le président, ou le vice-président, ou encore le secrétaire général, chacun séparément, après consultation avec l’administrateur responsable et / ou l’administrateur qui est à la base de la demande, peut convoquer une réunion par voie électronique. Il ne délibère valablement que si la majorité des membres sont présents ou représentés, avec une procuration valable comme prévu par le règlement interne.
L’organe d’administration peut aussi prendre des décisions par courrier électronique. Pour être approuvée, la décision prise par courrier électronique doit être unanime. La décision sera inscrite dans le rapport de la séance de l’organe d’administration suivante.
Le traitement du cas d’une personne ne peut pas être effectué par voie électronique.
Chaque membre de l’organe d’administration a le droit d’exiger le vote secret sur toute proposition. Le vote est toujours secret lorsqu’il s’agit de personnes. En cas de parité des voix au vote secret, la proposition est rejetée.
Pour engager l’association, la signature du président ou, à défaut, du vice-président suffit conjointement avec celle d’un autre administrateur sans que les intéressés soient obligés de faire la preuve de leurs pouvoirs.
Toutefois, le trésorier peut agir seul pour effectuer les paiements et encaisser les recettes. De même, le président, le secrétaire, le secrétaire-général et le trésorier, chacun agissant seul, sont habilités à recevoir, au nom et pour compte de l’association, toute correspondance adressée au siège social de celle-ci (envois recommandés, télégrammes, plis judiciaires, etc.). Tout administrateur agissant seul est pareillement compétent pour les actes relevant de la gestion journalière de l’association.
Sur proposition d’une commission ad hoc, l’organe d’administration apporte aux règlements des tournois les modifications qu’il estime nécessaires, à condition que celles-ci se trouvent dans l’ordre du jour et soient adoptées à la majorité des trois-quarts des voix valablement exprimées à l’organe d’administration.
Ce règlement ou leurs modifications entrent immédiatement en vigueur, mais ne sont pas applicables aux compétitions en cours sauf en cas de force majeure.
Les modifications doivent être présentées aux membres pour ratification à l’assemblée générale la plus proche.
Sur proposition d’une commission ad hoc, l’organe d’administration apporte les modifications nécessaires au règlement interne précisant le fonctionnement de l’association, pour autant que celles-ci se trouvent dans l’ordre du jour et soient adoptées à la majorité des trois-quarts des voix valablement exprimées à l’organe d’administration.
La dernière version du règlement interne est à la disposition des membres ou des tiers sur le site web de l’association. Elle peut être envoyée aux membres ou aux tiers qui en font la demande par courrier électronique au secrétaire général.
Ce règlement ou ses modifications entrent immédiatement en vigueur mais doivent toutefois être présentées aux membres pour ratification à l’assemblée générale la plus proche.
L’organe d’administration crée sous sa propre responsabilité toute commission qui lui est imposée par les présents statuts ou dont la constitution lui paraît nécessaire à l’exercice de ses missions. Le rôle de pareille commission est purement consultatif ; elle a pour unique objet de préparer les décisions qui devront être prises au sein de l’organe d’administration.
Sur proposition de l’organe d’administration, l’assemblée générale statuant à la majorité simple peut conférer le titre de « membre d’honneur » pour des raisons spéciales et importantes, notamment pour services rendus. Les membres d’honneur n’ont d’autres droits que ceux qui leur sont expressément reconnus par les présents statuts.
L’association dispose de deux organes juridiques internes : la Commission des Litiges et le Comité d’appel. Les membres des commissions sont nommés par les fédérations communautaires: ils ne peuvent exercer aucune autre fonction officielle dans l’association.
La Commission des Litiges traite les plaintes contre les décisions du responsable des tournois nationaux et/ou du responsable de la jeunesse en relation avec les compétitions organisées par ou sous les auspices de l’association. Elle traite également les plaintes concernant la sélection (ou non) à une compétition nationale ou internationale. Elle traite aussi les plaintes contre les décisions d’un (des) membre(s) de l’organe d’administration.
Le Comité d’Appel traite en appel des décisions de la Commission des Litiges.
Les décisions du Comité d’appel sont contraignantes : il n’y a aucun appel interne possible contre ses décisions.
Les deux commissions juridictionnelles sont des instances indépendantes, elles appliquent notamment les statuts de la FRBÉ, les lois, décrets et règlements des autorités publiques ou d’organisations échiquéennes internationales qui s’imposent à la FRBÉ. Le Règlement interne de l’association précise les règles supplémentaires concernant la composition, les compétences et le fonctionnement de ces commissions.
Les membres effectifs, affiliés, adhérents, d’honneur et les sportifs licenciés de l’association s’engagent de n’ester en justice contre celle-ci qu’après épuisement des voies de recours internes.
L’exercice social commence le premier septembre pour se terminer le trente-et-un août suivant.
Les comptes de l’exercice écoulé et le budget de l’exercice suivant sont soumis annuellement à l’approbation de l’assemblée générale.
L’assemblée générale choisit de faire appel à un ou plusieurs commissaires aux comptes ou de désigner deux vérificateurs aux comptes. Dans ce dernier cas, ceux-ci sont nommés pour la durée de l’exercice en cours.
Dans leur rapport, les vérificateurs aux comptes ou les commissaires aux comptes formulent également toute suggestion qu’ils estiment utile quant à la gestion financière de l’association.
La dissolution de l’association ne peut être décidée que par l’assemblée générale aux conditions fixées par l’article 24.
Le président est tenu de soumettre la question de la dissolution de l’association à l’assemblée générale si toute activité sociale a fait défaut pendant six mois consécutifs.
En cas de dissolution, l’assemblée générale désigne un ou deux liquidateurs chargés de procéder à la liquidation.
Dans le respect des droits des créanciers, tous éléments d’actifs matériels ou immatériels seront prioritairement proposés aux membres de l’association dissoute, lesquels pourront les acquérir pour un juste prix, à l’occasion d’une mise aux enchères s’il existe plusieurs candidats acquéreurs.
L’actif net sera attribué à une ou plusieurs personnes morales dépourvues de but lucratif et qui promeuvent les échecs en général par décision de l’assemblée générale.
Tous les cas non visés par les présents statuts sont réglés conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.