Partout où il est noté “il”, “elle” est compris
Approuvé par l’assemblée générale extraordinaire du 2 juin 2012, adapté le 1 juin 2013, le 7 décembre 2013, 4 octobre 2014, 25 février 2017, 27 janvier 2018, 9 novembre 2019, 29 août 2019 et 27 novembre 2021.
L’article 32 a été modifié par l’OA du 22-11-2021 et devra être ratifié par la prochaine AG
Le règlement interne est établi selon les règles fixées par les statuts de la Fédération royale belge des Échecs. Il complète ces derniers. Il a, pour ses membres effectifs, affiliés, adhérents, d’honneur et les sportifs licenciés, la même force obligatoire que les statuts eux-mêmes.
L’immatriculation d’un sportif vaut pour l’année en cours (1er septembre – 31 août). En cas d’immatriculation entre le 1er juin et le 31 août d’une année, la licence d’un sportif court jusqu’au 31 août de l’année suivante.
Chaque dirigeant peut s’exprimer à son choix dans une des trois langues nationales. Chaque dirigeant devrait avoir une connaissance passive d’au moins deux des trois langues nationales.
L’association est administrée par l’organe d’administration qui comprend le président et les administrateurs élus par l’assemblée générale.
Il se réunit au moins une fois par trimestre.
Il a les pouvoirs les plus étendus pour la gestion et l’administration de l’association, à l’exception de ce que les statuts ou la loi réservent expressément à l’assemblée générale.
Il désigne en son sein un vice-président, un secrétaire, un trésorier, un secrétaire-général, un responsable des tournois nationaux, un directeur de la jeunesse , un directeur du classement et des affiliations, un responsable de l’informatique, un responsable international seniors, un responsable des envois internationaux de jeunes, un responsable de l’arbitrage , un responsable de la communication et un représentant auprès de FIDE et ECU. Ces fonctions ne sont de préférence pas cumulées et doivent être de préférence exercées par un administrateur élu par l’assemblée générale.
Les candidats vice-présidents sont proposées par les fédérations communautaires, un par fédération, de la liste des administrateurs de l’association.
Le vice-président est élu parmi les administrateurs qui ne sont pas membre de la fédération communautaire dont le président est membre. L’organe d’administration peut, pour certaines tâches qui sont de sa compétence, s’en remettre à titre temporaire à une personne mandatée. Celui-ci doit signer un contrat dans lequel, entre autres, ses activités sont décrites.
L’administrateur compétent au sein de l’organe d’administration reste responsable de la tâche exécutée par le mandataire.
L’organe d’administration peut désigner un délégué auprès du COIB, un juriste, un représentant des sportifs titrés et un représentant des féminines. Ces postes peuvent être occupés soit par un administrateur, soit par une personne mandatée par l’organe d’administration. Ces fonctions peuvent, mais ne devraient de préférence pas, être cumulées.
Les personnes mandatées par l’organe d’administration sont toujours invitées aux réunions, avec voix consultative.
L’organe d’administration peut, s’il le juge utile, créer d’autres postes.
a) Réunions – Convocations.
Les convocations sont envoyées par le secrétaire au moins huit jours avant la date prévue par courrier électronique. Elles contiennent l’ordre du jour de la réunion, le rapport des administrateurs et les points demandés par les administrateurs.
Chaque membre de l’organe d’administration envoie au secrétaire un rapport et les propositions qu’il désire voir soumises à la réunion.
Les demandes arrivant après l’envoi des convocations seront reportées d’office à l’ordre du jour de la séance suivante, sauf accord à la majorité simple des administrateurs présents ou représentés à la réunion.
Tout point porté à l’ordre du jour l’est sous la responsabilité de son auteur. En cas d’absence de celui-ci, le point pourra ne pas être pris en considération.
Le rapport d’une réunion par voie électronique, avec les résultats du vote, sera mentionné dans le rapport de la réunion ordinaire suivante.
b) Délibérations.
Les réunions de l’organe d’administration sont présidées par le président de l’association. En cas d’absence de ce dernier, il sera procédé selon les articles 11 et 12 du présent règlement.
Sauf pour les cas prévus dans les statuts, les décisions sont prises à la majorité simple des voix. Les abstentions et votes blancs ne sont pas comptées pour déterminer la majorité.
c) Procès-verbaux des séances.
Il sera dressé un procès-verbal de chaque réunion. Il sera envoyé aux membres de l’organe d’administration, par courrier électronique, au plus tard 7 jours après la séance.
Toute réclamation relative au procès-verbal ou à une décision de l’organe d’administration doit être introduite endéans la semaine qui suit la réception du procès-verbal, sauf si un administrateur a pendant cette semaine demandé un délai.
Ensuite, un rapport est envoyé par courrier électronique et est publié sur le site web de l’association. L’approbation définitive aura lieu lors de la réunion de l’organe d’administration suivante.
Tout administrateur qui est contre une décision votée peut demander à ce que son opposition soit inscrite au procès-verbal.
d) Procurations
En cas d’empêchement à une réunion de l’organe d’administration, un administrateur peut donner une procuration à un autre administrateur.
Un administrateur ne peut avoir qu’une seule procuration. Il ne peut voter que sur les points qui figurent à l’ordre du jour dans la convocation. La procuration doit être portée au moins 1 heure à l’avance à la connaissance des autres administrateurs, par écrit ou par courrier électronique. Une telle procuration vaut comme représentation de l’administrateur.
La commission des arbitres internationaux (C.A.I.) est composée par les arbitres internationaux et arbitres FIDE affiliés à l’un des clubs membres de l’association, et qui possèdent une licence FIDE et qui sont actifs en Belgique, et pour autant qu’ils n’ont pas fait savoir qu’ils ne veulent pas être membre de la CAI. Pour être considéré comme actif en Belgique, un arbitre doit avoir démontré une activité en Belgique dans les deux années précédentes en se basant e.a. sur des documents IT3 ou sur les « Arbiters Records » du « FIDE Chess Profile ».
Son président est désigné par l’organe d’administration. Les tâches de la commission sont :
Le rapport de la CAI qui contient les certificats nécessaires et les avis motivés est transmis à l’organe d’administration avant le début de sa réunion suivante.
Les réunions de la C.A.I. sont convoquées par son président.
Le président de la CAI désigne les arbitres des interclubs nationaux et réunit régulièrement la commission. Il assiste aux réunions de l’organe d’administration avec voix consultative.
Les réunions des commissions sont tenues par leur président au moins une fois par an. Au moins une de ces réunions annuelles doit être plénière, les autres peuvent être traitées par voie électronique. Dans ce dernier cas, aucune décision ne peut être prise concernant des personnes.
La date d’une réunion est déterminée en fonction du traitement de l’avis de l’organe d’administration et de la date finale à laquelle la décision doit être prise. L’organe d’administration peut, s’il le juge nécessaire, charger le président de la
Commission de convoquer des réunions plénières supplémentaires ou des réunions par voie électronique, si nécessaire.
Un membre absent peut être représenté à une séance plénière en informant le président de la commission par écrit et au préalable. Un membre présent en assemblée plénière ne peut détenir qu’au maximum une procuration. En séance plénière, la Commission décide à la majorité simple, les votes blancs ou nuls ne sont pas pris en compte pour le calcul des majorités; en cas d’égalité, la proposition a été rejetée.
La Commission peut prendre des décisions valables en séance plénière si tous les membres sont invités et si plus de la moitié des membres sont présents ou représentés.
Si le vote par courrier électronique est requis, la demande de vote doit être envoyée à tous les membres avec un délai précis et l’unanimité est requise. Les membres ayant un conflit d’intérêts doivent le signaler à l’avance et ne peuvent pas voter.
Le cas d’une personne ne peut pas être traité par réunion électronique.
a. La composition, la compétence et le fonctionnement de la Commission des Litiges (C.L.) sont fixées par les statuts et le présent règlement interne.
b. La C.L. est composée de deux membres désignés par chacune des fédérations communautaires. Chaque fédération communautaire désigne également un membre suppléant. L’identité des membres est communiquée à l’organe d’administration par chacune des fédérations communautaire dès qu’un changement de composition survient. Les membres sont nommés pour deux ans et leur mandat est renouvelable.
c. Les membres de l’organe d’administration de l’association ne peuvent pas être membre de la C.L.
d. La commission est présidée par celui de leurs membres qui porte le titre d’arbitre le plus élevé et, à égalité de titres, par celui qui est le plus âgé. Toutefois, les membres de la commission peuvent choisir d’en confier la présidence au plus âgé des docteurs en droit, licenciés en droit ou titulaires d’une maîtrise en droit, qui en seraient membres.
e. La commission traite des affaires qui lui sont soumises et qui sont couvertes pas ses compétences telles que définies à l’article 38 des statuts.
f. Lorsqu’un des membres de la C.L. appartient à un club en cause ou est impliqué lui-même, il est remplacé par le membre suppléant de la même fédération communautaire.
g. Le Responsable des tournois nationaux (le cas échéant, le Responsable national de la jeunesse) ou son remplaçant, ainsi que les parties concernées sont toujours invités à se faire entendre par la C.L.
h. Toute réclamation auprès de la C.L. doit se faire auprès du secrétaire-général de l’association et comporter une réfutation précise et détaillée de la décision attaquée dans les 15 jours calendrier suivant la notification ou la publication de la décision attaquée.
i. Une caution, fixée anticipativement chaque année par l’organe d’administration, est à verser dans les mêmes délais que dans le point h, au compte de l’association sauf si le plaignant est l’organe d’administration. Elle n’est remboursée qu’au cas où la réclamation est fondée, ne fût-ce que partiellement.
j. Dès que la plainte et la caution ont été reçues, le secrétaire-général transmet l’affaire à la C.L.
k. La C.L. se réunit lorsque les circonstances l’exigent à l’initiative de son président, du président de l’association ou du secrétaire-général de l’association.
l. La C.L. traite les affaires qui lui sont soumises avec diligence. Si elle ne peut prendre une décision, elle en informe le secrétaire-général.
m. Pour prendre une décision valable, au moins la moitié des membres de la C.L. doit être présente.
n. Si la C.L. ne prend pas de décision dans les 3 mois de la transmission de l’affaire, la plainte est considérée comme rejetée, mais la caution sera néanmoins remboursée.
o. Chaque année, le président de la C.L. présente un rapport sur les affaires traitées à l’assemblée générale ordinaire.
a. La composition, la compétence et le fonctionnement du Comité d’appel (C.Ap.) sont fixées par les statuts et le présent règlement interne.
b. Le C.Ap. est composé de deux membres désignés par chacune des fédérations communautaires. Chaque fédération communautaire désigne également un membre suppléant. L’identité des membres est communiquée à l’organe d’administration par chacune des fédérations communautaire dès qu’un changement de composition survient. Les membres sont nommés pour deux ans et leur mandat est renouvelable.
c. Les membres de l’organe d’administration de l’association ne peuvent pas être membre du C.Ap.
d. Le comité est présidé par celui de leurs membres qui porte le titre d’arbitre le plus élevé et, à égalité de titres, par celui qui est le plus âgé. Toutefois, les membres du comité peuvent choisir d’en confier la présidence au plus âgé des docteurs en droit, licenciés en droit ou titulaires d’une maîtrise en droit, qui en seraient membres.
e. Le comité traite des affaires qui lui sont soumises et qui sont couvertes pas ses compétences telles que définies dans les statuts.
f. Lorsqu’un des membres du C.Ap. appartient à club en cause ou est impliqué lui-même, il est remplacé par le membre suppléant de la même fédération communautaire.
g. Le membre de l’organe d’administration concerné ou son remplaçant, ainsi que les parties concernées sont toujours invités à se faire entendre par le C.Ap.
h. Toute réclamation auprès du C.Ap. doit se faire auprès du secrétaire-général de l’association et comporter une réfutation précise et détaillée de la décision attaquée dans les 15 jours calendrier suivant la notification ou la publication de la décision attaquée.
i. Une caution, fixée anticipativement chaque année par l’organe d’administration, est à verser dans les mêmes délais que dans le point h, au compte de l’association sauf si le plaignant est l’organe d’administration. Elle n’est remboursée qu’au cas où la réclamation est fondée, ne fût-ce que partiellement.
j. Dès que la plainte et la caution ont été reçues, le secrétaire-général transmet l’affaire au C.Ap.
k. Le C.Ap. se réunit lorsque les circonstances l’exigent à l’initiative de son président, du président de l’association ou du secrétaire-général de l’association.
l. Le C.Ap. traite les affaires qui lui sont soumises avec diligence. S’il ne peut prendre une décision, il en informe le secrétaire-général.
m. Pour prendre une décision valable, au moins la moitié des membres du C.Ap. doit être présente.
n. Si le C.Ap. ne prend pas de décision dans les trois mois de la transmission de l’affaire, la plainte est considérée comme rejetée, mais la caution sera néanmoins remboursée.
o. Chaque année, le président du C.Ap. présente un rapport sur les affaires traitées à l’assemblée générale ordinaire.
Chaque administrateur et mandataire est tenu de conserver ses documents sur les moyens de stockage de l’association.
Chaque administrateur a accès en lecture au contenu de tous les répertoires du drive des autres administrateurs.
a) Le président préside l’organe d’administration et les assemblées générales.
b) Il propose la politique générale de la F.R.B.É, et concernant ceci il a un mandat général qu’il exerce en collaboration avec ses collègues administrateurs qui se tiennent informés régulièrement.
c) Il veille en tout temps et par tous les moyens à la prospérité de l’association.
d) Il provoque les assemblées générales.
e) Il provoque les assemblées générales extraordinaires s’il y a lieu.
f) Il représente l’association à toute manifestation où elle est invitée et désire être représentée.
g) Le président peut mandater une personne pour le remplacer dans un cas déterminé. Seule la personne mandatée peut parler au nom de l’association.
Le vice-président remplace automatiquement le président si celui-ci est absent ou empêché et a tous pouvoirs. Si le président et le vice-président sont tous deux absents ou empêchés, ils sont automatiquement remplacés par l’administrateur qui a l’ancienneté́ la plus élevée. En cas d’ancienneté́ égale, la préférence est donnée au plus âgé́.
a) Le secrétaire-général est chargé de la gestion quotidienne et de la correspondance de l’association.
b) Il veille à la stricte observance des statuts et du règlement interne, et propose, si nécessaire, des changements à ces règlements.
c) Il veille à la bonne communication entre les membres de l’organe d’administration.
d) Il veille au bon fonctionnement de la C.L. et du C.Ap. et établit si nécessaire de nouvelles commissions si le bon fonctionnement de la FRBÉ l’exige.
e) Il dépose la composition de l’organe d’administration, les statuts et les comptes annuels au greffe.
a) Le secrétaire assure la disponibilité des archives de l’association sur le drive de l’association et sur le site web.
b) Il établit l’ordre du jour et les invitations de toutes les réunions et veille à leur envoi à temps.
c) Il rédige et conserve les procès-verbaux des séances de l’assemblée générale et de l’organe d’administration.
Les rapports des réunions sont rédigés dans la langue maternelle du secrétaire. Il est responsable pour la distribution et la traduction. Il peut déléguer la traduction à un autre administrateur ou à une personne mandatée à cet effet.
d) Il tient registre des présences à ces réunions.
e) Il tient à jour le registre des membres, des administrateurs et le registre UBO en respectant les prescrits légaux.
a) Le trésorier reçoit les cotisations et, en général, toutes les sommes dues à quelque titre que ce soit à l’association.
b) Il effectue les paiements régulièrement ordonnés et conformément au budget approuvé par l’assemblée générale.
c) Il élabore le projet de budget qui, soumis préalablement à l’organe d’administration, est présenté à l’assemblée générale.
d) Il établit, à la fin de chaque exercice, un bilan et le soumet à l’approbation de l’organe d’administration et ensuite à l’assemblée générale, après l’avoir présenté aux commissaires aux comptes ou aux vérificateurs aux comptes.
e) Il organise un accès en lecture à tous les comptes de l’association pour tout administrateur qui le sollicite et veille à ce qu’au moins un autre administrateur (de préférence le président ou le secrétaire-général) puisse à tout moment exercer un contrôle des transactions sur tous les comptes.
f) Il est tenu de soumettre à chaque séance de l’organe d’administration un rapport sur la situation financière et sur les sommes dues à de l’association.
g) il tient la comptabilité de l’association conformément aux règles applicables aux asbl.
a) Le responsable des tournois nationaux (R.T.N.) s’occupe de l’organisation des championnats interclubs, des championnats individuels pour adultes et de tout autre championnat ou tournoi que l’association met sur pied, à l’exception des tournois destinés spécifiquement aux jeunes.
b) Il gère, traite et publie tous les résultats obtenus au cours des dites manifestations.
c) Il vérifie l’affiliation de tout sportif inscrit à une compétition organisée par la FRBÉ
d) Il propose, si nécessaire, des modifications aux règlements des tournois
a) Le directeur du classement et des affiliations a la responsabilité de tout ce qui concerne le classement des sportifs. Il veille à ce que le classement produise une mesure efficace de la performance des sportifs licenciés.
b) Il gère les affiliations des clubs et des sportifs licenciés.
c) Il peut déléguer, sous sa responsabilité, la partie technique du classement ou des affiliations à une personne mandatée par l’organe d’administration.
d) Il gère les données pour le classement international avec le délégué FIDE et ECU.
a) Le directeur national de la jeunesse a, pour toute activité de jeunes, les mêmes devoirs et pouvoirs que prévu à l’art. 16 pour le responsable des tournois nationaux.
b) La notion de jeune est définie par la F.I.D.É.
c) Il coordonne l’activité des groupements de jeunes affiliés à l’association.
a) A l’exception de la jeunesse, le responsable international coordonne et supervise tout envoi international hommes et femmes.
b) Il désigne, conformément au règlement, les représentants de l’association aux compétitions ou manifestations internationales individuelles, et compose toute équipe nationale.
a) Le responsable des envois internationaux de jeunes est chargé de l’exécution et l’organisation des envois des jeunes et d’éventuels accompagnateurs pour les compétitions internationales conformément au règlement des tournois.
b) Il compose en temps opportun le programme des envois.
c) Il gère les contacts avec les organisateurs des tournois.
d) Il gère les contacts avec les participants et les parents.
e) Il organise les voyages et les séjours sur place.
f) Il compose la liste des participants sélectionnés et, après appel aux candidats, des accompagnateurs pour les différentes délégations.
g) Il propose à l’organe d’administration la participation à des compétitions internationales pour jeunes qui ne sont pas reprises dans le règlement des tournois.
a) Il gère les sites web, les domaines internet et les adresses de courrier électronique de l’association.
b) Il coordonne les développements informatiques réalisés par l’association.
c) Il évalue les besoins informatiques de l’association et apporte les améliorations nécessaires.
a) Le responsable de la communication est chargé de la diffusion auprès de la presse des informations relatives aux activités de la FRBÉ, et, en particulier, des résultats des compétitions qu’elle organise.
b) Le responsable de la communication est chargé des relations de la FRBÉ avec le monde des affaires et les autorités publiques.
a) Le responsable FIDE et ECU suit les relations de l’association avec la FIDE et le ECU.
b) Il informe l’organe d’administration et les membres de l’association des décisions et des activités de la FIDE et l’ECU et demande l’avis de l’organe d’administration pour les décisions à prendre sur le plan FIDE et ECU. Il fait rapport des engagements pris.
c) Il représente la Belgique au congrès de la FIDE. S’il se trouve dans l’impossibilité d’assister personnellement au congrès de la FIDE, il en avisera en temps utile l’organe d’administration qui, éventuellement, assurera son remplacement.
d) Il échange les informations avec la FIDE et l’ECU en ce qui concerne membres, normes, titres et tournois. Il est la personne de contact officiel pour les entraîneurs auprès de la FIDE.
e) Il gère les données pour le classement international avec le directeur du classement et affiliations.l.
f) Il transmet à la FIDE les demandes de titre international approuvées par l’organe d’administration.
g) Il prépare les demandes d’homologation de tous les tournois à organiser en collaboration avec le directeur du classement et affiliations.
a) Il est le président des réunions de la CAI.
b) Il désigne les arbitres pour les matches de première division des interclubs nationaux. Avant le début des interclubs nationaux annuellement, il fait appel à tous les arbitres (NA, FA, IA) titulaires d’une licence FIDE. Avec suffisamment de disponibilité, il donnera la priorité aux arbitres qui souhaitent obtenir une norme à condition de l’avoir informé avant le début de la saison.
c) Il peut également désigner un arbitre pour les divisions inférieures si les clubs le demandent ou si la demande vient du responsable des tournois nationaux.
d) Il suggère des formations aux arbitres pour améliorer leur niveau.
Le représentant auprès du COIB est chargé des relations de la FRBÉ avec le COIB
a) Il conseille l’organe d’administration sur tous les problèmes juridiques.
b) Sur demande de l’organe d’administration, il vérifie la validité juridique des textes réglementaires de l’association.
L’ombudsman intervient comme médiateur pour les litiges entre la F.R.B.E et les fédérations communautaires, les ligues ou des tiers.
L’ombudsman examine les plaintes sur les procédures et le fonctionnement des services de la FRBÉ et gère ainsi la médiation. Il doit donc essayer de « réconcilier les points de vue des plaignants et de la FRBÉ » et a donc une tâche extra-judiciaire. Il est impartial et indépendant.
Si une plainte que l’ombudsman ne peut pas gérer est introduite, alors ce dernier doit rediriger le plaignant ailleurs.
Dans les plaintes, certains problèmes qui dépassent les limites du dossier peuvent apparaître. Dans un tel cas, l’ombudsman a pour mission de formuler des propositions et des recommandations en vue d’améliorer les actions de l’organe d’administration. Sur base de ses conclusions au sujet du fonctionnement de l’administration, il rend son compte-rendu à l’organe d’administration et fait ses recommandations.
Annuellement, il fait un rapport écrit qui sera présenté à l’assemblée générale. Les plaintes ne peuvent être introduites que par écrit ou par courrier électronique. Si un plaignant, au sujet des mêmes faits, démarre une procédure d’appel, l’ombudsman suspend le traitement de la plainte. L’ombudsman est joignable via l’adresse courrier électronique qui apparaît sur le site web de la FRBÉ
Le représentant des sportifs titrés est désigné au moins tous les trois ans par les sportifs ayant un titre FIDE (GMI, MI, MF, GMF, MIF, MFF) et veille à leurs intérêts. Il est nommé par l’organe d’administration.
Le représentant des féminines est proposée au moins tous les trois ans par les joueuses affiliées à la F.R.B.É, et veille à leurs intérêts.
Le trésorier fera ouvrir au nom de l’association un ou plusieurs comptes qui pourront fonctionner soit avec sa seule signature pour les opérations ne dépassant pas un plafond fixé par l’organe d’administration, soit avec deux signatures conjointes parmi celles du président, du secrétaire général et de lui-même.
La FRBÉ est affiliée à la FIDE (Fédération internationale des Échecs) el l’ECU (European Chess Union)
L’adresse du site web est https://www.frbe-kbsb-ksb.be.
L’adresse mail des administrateurs et des mandataires est prenom.nom@frbe-kbsb-ksb.be.
Le groupe Facebook officiel de l’association est Chess in Belgium (FRBE-KBSB-KSB).
L’adresse du siège social est 131 Rue François Vekemans, 1120 Nader-Over-Heembeek.