Management einer gemeinnützigen Organisation

Die Verwaltung einer gemeinnützigen Organisation wird durch das Gesetz “Compagnies and associations code” geregelt. Den offiziellen Text finden Sie hier.

Die gemeinnützige Organisation hat mindestens zwei Hauptorgane: die Generalversammlung und den Vorstand.

• Der Verwaltungsrat setzt sich aus von der Generalversammlung gewählten Verwaltungsräten zusammen. Sie müssen mindestens 2 sein.
• Die Generalversammlung setzt sich aus Vollmitgliedern zusammen, die das Recht haben, über die Tagesordnung der Versammlung abzustimmen.

Der Vorstand verwaltet den Verein und muss so oft wie nötig, mindestens jedoch dreimal pro Jahr, zusammentreten. Der Vorstand muss einen Bericht über diese Sitzungen erstellen.

Einmal im Jahr, oder bei Bedarf auch öfter, muss eine Hauptversammlung einberufen werden. Dabei werden die Rechnungen für das vergangene Jahr und der Haushalt für das kommende Jahr genehmigt. Er wird auch über die Geschäftsführung der Direktoren abstimmen. Es ist auch eine Gelegenheit, die zu realisierenden Projekte zu diskutieren.

Um offiziell eine gemeinnützige Organisation zu gründen, müssen Sie dem offiziellen Vorstand eine Satzung vorlegen. Diese Satzung muss von der ersten Generalversammlung genehmigt werden. Und jede Änderung dieser Satzung bedarf der Zustimmung einer Generalversammlung.

Achtung: Jeder Verein (auch gemeinnützige) muss sich für die Mehrwertsteuer registrieren lassen! Es gibt im Wesentlichen drei Möglichkeiten: eine mehrwertsteuerfreie Vereinigung (gilt nicht für Schachorganisationen), eine mehrwertsteuerbefreite Vereinigung (wenn Ihr Einkommen weniger als 25000 €/Jahr beträgt) und eine Vereinigung mit vollständiger Zugehörigkeit.

Es gibt noch weitere Verpflichtungen: Jährlich die UBO-Datei ausfüllen, jährlich die Steuer für die gemeinnützige Organisation ausfüllen, ein Register der Vollmitglieder, ein Register der Verwalter, die Protokolle des Vorstands und der Generalversammlung, Ihre Dokumente (Rechnungen, Einberufungen usw.) müssen den eingetragenen Sitz, die Firmennummer, das Bankkonto usw. enthalten.

In den Statuten müssen der Zweck des Vereins, der Weg zur Erreichung dieses Ziels, die Rechte der ordentlichen Mitglieder, wann und wie die Generalversammlung einzuberufen ist, festgelegt werden. …. Statuen können Sie selbst oder mit Hilfe eines Notars anfertigen.

Hier sind 2 Organisationen, die Ihnen helfen können:

• In Flandern können Sie sich dem Vlaams studie- en documentatiecentrum voor VZW’s
• In Wallonien können Sie Monasbl.be beitreten