Het beheren van een vzw valt onder de wet Wetboek van vennootschappen en verenigingen Je kunt de officiële tekst hier vinden.
Een non-profitorganisatie heeft ten minste twee hoofdorganen: de algemene vergadering en het bestuurorgaan.
Het bestuur beheert de vereniging en moet zo vaak als nodig bijeenkomen, minstens 3 keer per jaar. Het bestuur moet een verslag maken van die vergaderingen.
Eens per jaar, of vaker als dat nodig is, is er een verplichting om een algemene vergadering bijeen te roepen. Hierbij worden de rekeningen van het afgelopen jaar en de begroting voor het komende jaar goedgekeurd. Het zal ook stemmen over het bestuur van de bestuurders. Het is ook een gelegenheid om de projecten te bespreken.
Om officieel een non-profitorganisatie op te richten, moet je statuten publiceren aan het officiële bestuur. Deze statuten moeten worden goedgekeurd door de eerste algemene vergadering. En voor elke verandering van deze statuten is de goedkeuring van een algemene vergadering nodig.
Pas op : elke vereniging (selfs vzw) moet registreren worden bij de BTW ! Er zijn voornamelijk drie mogelijkheden: vereniging vrij van BTW (niet van toepassing op schaakorganisaties), vereniging vrijgesteld van BTW (als je inkomsten minder zijn dan 25000€/jaar), en vereniging met volledige aansluiting.
Er zijn ook andere verplichtingen: jaarlijks het UBO-register invullen, jaarlijks de patrimoniumtaks op de vzw’s invullen, een register hebben van de effectieve leden, een register van de bestuurders, de notulen van het bestuurorgaan & algemene vergadering registreren, je documenten (facturen, oproepingen, enz.) moeten de maatschappelijke zetel, het ondernemingsnummer, de bankrekening, enz. vermelden.
In je statuten moet je het doel van de vereniging opschrijven, de manier om dit doel te bereiken, de rechten van de effective leden, wanneer en hoe je de algemene vergadering bijeenroept,…. Statuten kun je zelf maken of met hulp van een notaris.
Hier zijn twee organisaties die mogen u helpen :