Deze richtlijnen zijn het resultaat van de schaakondersteuningsgroep. Bijdragers aan deze eerste versie zijn Yves Moreels, Wessel van Kessel, Keano De Baets, Ben Dardha, Laurent Wery en Steven Bellens. Opmerkingen of commentaar op deze versie kunnen worden gericht aan info@frbe-kbsb-ksb.be.
Doelstellingen
Definieer objectieve criteria voor het toekennen van financiële steun aan schaakactiviteiten georganiseerd in België en/of door Belgische spelers en organisaties, om activiteiten te ondersteunen die in lijn zijn met de doelstellingen van de Koninklijke Belgische Schaakbond (KBSB).
Type ondersteuning
Financiële ondersteuning in de vorm van terugbetaling van diverse kosten gerelateerd aan de schaakactiviteit. Het goedgekeurde budget voor 2026 is € 5000.
In aanmerking komende partijen
- Schaakclubs die officieel bij de KBSB zijn geregistreerd.
- Elke organisatie die actief betrokken is bij de schaakgemeenschap en samenwerkt met ten minste één speler en/of club aangesloten bij de KBSB.
Aanvragers moeten rechtspersoonlijkheid hebben in de vorm van een vereniging zonder winstoogmerk (vzw/asbl). Aanvragen door natuurlijke personen worden in het algemeen niet geaccepteerd.
De KBSB behoudt zich het recht voor om een voorafgaande beoordeling van de aanvrager (individu of organisatie) uit te voeren om ervaring, betrouwbaarheid en organisatorische capaciteit te evalueren.
Aanvraagprocedure
Gerechtigde partijen moeten een dossier indienen bij de KBSB (info@frbe-kbsb-ksb.be).
Vereiste elementen van het dossier
- Juridische informatie van de aanvrager
- Gevraagd bedrag
- Doelgroep – geschat aantal deelnemers
- Bewijs van uitgaven (zoals facturen of betalingsbewijzen) waaruit blijkt dat de totale bewezen kosten ten minste gelijk zijn aan het bedrag van de ontvangen steun
- Beknopt financieel overzicht dat de impact van KBSB-ondersteuning aantoont
- Relevante informatie (doelgroep, vrijwilligers, schaal, locatie, etc.)
- Ervaring van de organisatie
- Publiciteitswaarde (media-exposure, bereik sociale media, etc.)
Als blijkt dat de wetgeving inzake veiligheid, verzekering, toezicht op minderjarigen, gedragsregels of middelengebruik niet is gerespecteerd, vervalt het recht op ondersteuning.
Aanvullende voorwaarden (ondertekende verklaring vereist)
Organisatoren moeten een verklaring ondertekenen waarin de volgende voorwaarden worden gegarandeerd:
- De ondersteunde activiteiten moeten toegankelijk zijn voor alle geïnteresseerde deelnemers.
Beperkingen op basis van vaardigheidsniveau (bijv. beginner, gevorderd) of leeftijdscategorie (bijv. jeugd, senioren) zijn toegestaan als ze functioneel relevant zijn voor het concept. Uitsluiting op irrelevante criteria zoals woonplaats, lidmaatschap van een specifieke club, of soortgelijke beperkingen is niet toegestaan.
- Schaken moet het hoofdonderdeel van de dagelijkse activiteiten vormen.
- Verslagen moeten worden gepubliceerd op de KBSB-website.
- Publiciteit voor KBSB-sponsors moet worden toegestaan tijdens de activiteit.
- Zichtbaarheid van KBSB-ondersteuning moet worden opgenomen in alle mailings, uitnodigingen en promoties.
- De KBSB behoudt zich het recht voor om te verifiëren of de activiteit wordt uitgevoerd in overeenstemming met deze voorwaarden.
- Aanvullende mogelijkheden voor de KBSB moeten worden toegestaan wanneer relevant.
Toewijzing van middelen
Activiteiten worden geëvalueerd in volgorde van ontvangst en goedgekeurd in twee cycli per jaar (indieningsdeadlines: 31 maart en 30 september) tot het beschikbare budget is uitgeput.
Dus wordt 50% van het jaarlijkse budget per zesmaandelijkse cyclus toegewezen, rekening houdend met de onderstaande beperkingen en op basis van het ingediende bewijs van uitgaven.
Objectieve evaluatiecriteria
- Aantal deelnemers (50%): Dit betreft het totale aantal deelnemers dat actief deelneemt aan de activiteit. Elke deelnemer telt voor 0,5 punt, tot een maximum van 50 punten (100 deelnemers).
- Zichtbaarheid van de activiteit (20%): Beoordeeld op basis van public relations en media-aandacht:
- Lokale publiciteit (bijv. lokale kranten, sociale media met lokaal bereik, KBSB-website): 5 punten
- Regionale publiciteit (bijv. regionale TV, radio, sociale media met groter bereik): 10 punten
- Nationale publiciteit (bijv. nationale TV, radio, grote nieuwssites, schaakmedia): 15 punten
- Internationale publiciteit (bijv. internationale schaakwebsites, internationale media): 20 punten
- Doelstelling / doel van de activiteit (30%): Beoordeelt de rol van schaken binnen de activiteit en de bijdrage aan de schaakontwikkeling in België:
- Kleine schaakactiviteit binnen een groter evenement (bijv. een schaaksessie tijdens een schooldag): 6 punten
- Volledige schaakactiviteit met een lokaal karakter (bijv. dorps- of clubschaakintroductie): 15 punten
- Schaakactiviteit die het provinciale niveau overstijgt (bijv. een open, publiek toegankelijke trainingsserie): 30 punten
Totaalscore
De totaalscore is de som van: [deelnemersscore] + [zichtbaarheidsscore] + [doelstellingsscore]
- Alleen projecten die minstens 60/100 scoren komen in aanmerking.
- De waarde aantal deelnemers × aantal sessies (ochtend/middag) wordt gebruikt als verdeelsleutel voor het verdelen van het budget.
De KBSB kan ervoor kiezen om vergelijkbare aanvragen van dezelfde organisatie te combineren tot één verzoek.
Evaluatie
Ondersteuning wordt pas uitbetaald nadat het project is afgelopen en de werkelijke resultaten zijn geëvalueerd. Als het uiteindelijke aantal deelnemers, de zichtbaarheid of het bereiken van doelstellingen afwijkt van de oorspronkelijke schatting:
- Zal de financiële steun naar beneden worden bijgesteld in verhouding (bijv. als er minder deelnemers waren).
- Kan de ondersteuning volledig worden geannuleerd als de minimale totaalscore niet meer wordt bereikt.
Dit betekent dat het uiteindelijke steunbedrag lager kan zijn dan het aanvankelijk goedgekeurde bedrag als het project niet de verwachte impact heeft.
Verplichtingen van de begunstigde
De begunstigde verleent de KBSB toestemming om de activiteit en de publicaties ervan te gebruiken voor promotionele doeleinden.
Betalingsvoorwaarden
- Bewijs van uitgaven moet worden ingediend bij de KBSB.
- Betaling zal plaatsvinden nadat de KBSB de ondersteunende documenten heeft ontvangen en goedgekeurd.
