Richtlijnen voor FIDE-registratie & rapportage

Hoe rapporteer je toernooien voor FIDE ELO?

Er zijn vier belangrijke stappen die je moet uitvoeren om je toernooi te laten verwerken voor FIDE ELO:

  1. registreer uw toernooi vooraf met behulp van een standaardformulier en stuur het naar de KBSB FIDE-afgevaardigde
  2. rapporteer tussentijdse resultaten wanneer vereist
  3. stuur het toernooiresultatenrapport op tijd in
  4. betaal de ratingkosten zodra de KBSB de FIDE-factuur heeft ontvangen en de toernooikosten aan u heeft doorgestuurd

1. Registreer je toernooi vooraf

FIDE Chess Rated Tournaments ratings.fide .com

Registratie van toernooien gebeurt via de KBSB FIDE-afgevaardigde. Om de FIDE-deadlines te respecteren, moet de registratie uiterlijk gebeuren:

  • 14 dagen voor aanvang van het toernooi voor toernooien waar spelers geen norm kunnen scoren
  • 21 dagen voor aanvang van het toernooi voor toernooien waar spelers een norm kunnen scoren

Registratie van een toernooi gebeurt via het registratieformulier beschikbaar op de FIDE-formulierenoverzichtspagina. Vul ten minste alle verplichte velden in en stuur het naar de KBSB: fide@frbe-kbsb-ksb.be.

De KBSB FIDE-afgevaardigde zal uw verzoek beoordelen, het toernooi bij FIDE registreren en u een of meer FIDE-registratienummer(s) terugsturen. Uw toernooi is dan zichtbaar in de lijst van FIDE-geregistreerde toernooien.

Houd bij het registreren van uw toernooi rekening met de rapportagevereisten die de KBSB met FIDE is overeengekomen:

  • Voor toernooien die over een korte periode lopen (≤ 30 dagen), is altijd een enkele registratie en rapport vereist en voldoende.
  • Voor lange (> 30 dagen) toernooien zonder uitgestelde partijen volstaat één rapport per maand (niet nodig per ronde).
  • Voor lange (> 30 dagen) toernooien, waarin het paringssysteem uitgestelde partijen toestaat, geven we de toernooiorganisator de optie (= verantwoordelijkheid) om de beste manier van rapporteren te bepalen.
    We adviseren om de rondes in volgorde te rapporteren, en pas te rapporteren als alle ronderesultaten bekend zijn. Met andere woorden: u registreert uw toernooironde-data op de uiterste datum waarop de partijen gespeeld moeten zijn. U dient uw rapporten dienovereenkomstig in. Het is belangrijk op te merken dat de rapporten altijd het registratieformulier moeten volgen.
FIDE rapportage flow EN

Laten we naar enkele voorbeelden kijken:

  1. U organiseert een zomertoernooi van 5 dagen, bijvoorbeeld van 7 juli tot 12 juli.
    → U voltooit de toernooiregistratie met inachtneming van de registratiedeadlines. Na het toernooi dient u één FIDE ELO-rapport in, uiterlijk 3 dagen na het einde van het toernooi. Alle resultaten worden verwerkt voor de FIDE-ranglijst van augustus.
Werkelijke speeldataGeregistreerde speeldataDeadline voor rapportageOpmerkingen
7 juli – 12 juli7 juli – 12 juli15 juliEnkel rapport, ELO-verwerking vindt plaats op 1 augustus
  1. U organiseert een lokaal clubkampioenschap dat 5 maanden loopt, met het Zwitserse paringssysteem. U paart de aanwezige mensen in de club op de rondedatums. U speelt 2 rondes per maand.
    → U maakt een toernooiregistratie aan en splitst de registratie in 5 delen (één enkel registratiebestand, toernooi met lange rondes), één deel voor elke maand waarin partijen zijn gespeeld. Uiterlijk 3 dagen nadat de laatste ronde van elke maand is gespeeld, dient u een FIDE ELO-rapport in. De resultaten van die maand worden verwerkt voor de FIDE-ranglijst van de volgende maand.
Werkelijke speeldataGeregistreerde speeldataDeadline voor rapportageOpmerkingen
15 september (R1)
22 september (R2)
15 september
22 september
25 septemberEerste rapport, ELO-verwerking vindt plaats op 1 oktober voor ronde 1 & 2
6 oktober (R3)
20 oktober (R4)
6 oktober (R3)
20 oktober (R4)
23 oktoberTweede rapport, ELO-verwerking vindt plaats op 1 november voor ronde 3 & 4
15 november (R5)
29 november (R6)
15 november (R5)
29 november (R6)*
2 decemberDerde rapport, ELO-verwerking vindt plaats op 1 januari voor ronde 5 & 6
11 december (R7)
18 december (R8)
11 december (R7)
18 december (R8)
21 decemberVierde rapport, ELO-verwerking vindt plaats op 1 januari voor ronde 7 & 8
5 januari (R9)
12 januari (R10)
5 januari (R9)
12 januari (R10)
15 januariVijfde rapport, ELO-verwerking vindt plaats op 1 februari voor ronde 9 & 10
*Zie punt 3 hieronder ‘Stuur het toernooirapport op tijd in’
  1. U organiseert een clubkampioenschap in een round-robin-formaat, lopend van september tot juni. U staat spelers toe om partijen uit te stellen. Alle partijen moeten uiterlijk eind juni gespeeld zijn.
    → U bepaalt deadlines voor het voltooien van elke ronde, bijv. de definitieve deadline voor alle rondes en partijen op 15 juli. U maakt een toernooiregistratie aan met 15 juli als deadline voor alle rondes. Uiterlijk op 18 juli dient u één enkel FIDE ELO-rapport in. Alle partijen zullen worden opgenomen in de FIDE-ranglijst van augustus.
    → Alternatief legt u uw spelers een deadline op om de eerste 4 rondes uiterlijk 15 januari te spelen. U maakt een toernooiregistratie met twee rapportageperiodes (januari & juli). U dient de eerste 4 rondes uiterlijk 18 januari in, voor de FIDE februari ranglijst. De resterende rondes worden in juli gerapporteerd.
Werkelijke speeldataGeregistreerde speeldataDeadline voor rapportageOpmerkingen
15 september (R1)
22 oktober (R2)
6 november (R3)
20 december (R4)
15 januari (R5)
29 februari (R6)
11 maart (R7)
18 april (R8)
5 mei (R9)
12 juni (R10)
15 juli (R1)
15 juli (R2)
15 juli (R3)
15 juli (R4)
15 juli (R5)
15 juli (R6)
15 juli (R7)
15 juli (R8)
15 juli (R9)
15 juli (R10)
18 juliEnkel rapport, ELO-verwerking vindt plaats op 1 augustus

Opmerking: in het uitzonderlijke geval dat een toernooi dat onder deze regels valt een titeltoernooi is, is het belangrijk dat de organisator de wedstrijddatums zorgvuldig rapporteert. FIDE controleert immers de gespeelde partijen bij het toekennen van de titel. In dat geval is het essentieel dat de wedstrijddatums exact overeenkomen met de datums in de titelaanvraag.

2. Rapporteer tussentijdse resultaten wanneer vereist

Voor toernooien waarvoor u meerdere rapporten heeft geregistreerd (= meerdere FIDE-registratienummers ontvangen), dient u de tussentijdse toernooirapporten op tijd in. Voor deze langere toernooien wordt alleen de eerste ronde gefactureerd. Dit betekent dat er geen financieel nadeel is bij het hebben van meerdere FIDE-registratienummers en bijbehorende rapporten.

3. Stuur het toernooiverslag op tijd in

De definitieve toernooiresultaten moeten uiterlijk 3 dagen na afloop van het toernooi worden ingeleverd voor rapportage.

FIDE berekent voor elk gehomologeerd toernooi (of ronde) de maand waarin de resultaten zullen worden verwerkt. De regel is dat als de einddatum van het toernooi of de ronde tot de op twee na laatste dag van de maand valt, het maand + 1 is. Als de einddatum van het toernooi of de ronde op een van de laatste twee dagen valt, dan is het maand + 2. Voorbeelden:

  • 01/07/2024 naar FIDE Rating List (FRL) van 1 augustus 2024
  • 15/07/2024 tot FRL van 1 augustus 2024
  • 29/07/2024 tot FRL van 1 augustus 2024
  • 30/07/2024 tot FRL van 1 september 2024
  • 27/02/2024 tot FRL van 1 maart 2024
  • 27/02/2025 tot FRL van 1 april 2025
Rapportagevereisten FIDE ELO

Als een toernooi eindigt op 30/07/2024 en het rapport dezelfde dag naar de KBSB-beheerder wordt gestuurd en hij de resultaten ook dezelfde dag uploadt, zullen de resultaten pas worden verwerkt voor de FRL van 1 september.

Dit is niet het geval in de andere richting. Als de toernooiresultaten niet drie dagen voor het einde van de maand door de KBSB-beheerder zijn geüpload, worden de resultaten pas in maand + 2 verwerkt. Als bijvoorbeeld het rapport met de resultaten op 30/07/2024 door de KBSB-beheerder wordt geüpload, dan worden deze resultaten pas verwerkt voor de FRL van 1 september 2024.

De documenten die deel uitmaken van het verslag zijn:

  • Het rapport volgens het KRAUSE-formaat (met de details van het toernooi in de koptekst en vervolgens de spelers met hun resultaten per ronde). Dit rapport kan door elk paringsprogramma worden aangemaakt. Er moet op worden gelet dat alle toernooi-, arbiter- en spelersinformatie zorgvuldig wordt ingevoerd.
  • Het TRF-bestand (Tournament Report Form). trf_it3.docxtrf_it3.doctrf_it3.doc
    Optioneel: Bij gebruik van PairTwo: het SWS-bestand van de laatste ronde. De toernooigegevens moeten strikt worden ingevuld (toernooinaam, type, scheidingssystemen, tempo, begin- en einddatum van het toernooi, data van de ronden, naam van de arbiter(s), FIDE-registratienummer, naam van de spelers, enz.).
  • Een PGN-bestand met de toernooipartijen – vereist voor spelers die een norm hebben behaald.
  • Optioneel: een bestand in ZIP- of RAR-formaat met de foto’s van de Belgische deelnemers – elk van de foto’s moet een JPEG- of GIF-formaat hebben van 160×200 px verticaal.

Indien een speler tijdens een toernooi een norm behaalt, dient hij contact op te nemen met de hoofdarbiter. Deze stelt een FIDE-certificaat op en stuurt dit onmiddellijk ondertekend naar het algemene adres: fide@frbe-kbsb-ksb.be.

4. Betaal de ratingkosten

FIDE stuurt twee keer per jaar, in januari en juli, een factuur naar de KBSB. De KBSB stuurt individuele facturen naar de toernooiorganisatoren, met de kosten voor de toernooirapportage. Alle kosten die FIDE in rekening brengt voor ratingrapportage worden doorberekend aan de toernooiorganisatoren. De KBSB voegt geen opslag toe aan deze facturen.

Veelgestelde vragen

Wat is het voordeel van voorregistratie voor toernooien?

Zichtbaarheid, controleerbaarheid en discipline.

Zichtbaarheid, omdat spelers de lijst van FIDE-gerate toernooien kunnen raadplegen voor een overzicht van toernooien die zullen worden gerate.
Controleerbaarheid, omdat zowel KBSB als FIDE kunnen verifiëren of toernooiresultaten zoals verwacht worden gerapporteerd.
Discipline, om late inzendingen te voorkomen.

De voordelen van toernooiregistratie wegen ruimschoots op tegen de extra inspanning. Als zodanig bereidt de KBSB ook voorregistratie voor nationale ELO-verwerking voor. Ongeacht het feit dat we ons rankingsysteem zullen migreren naar alleen FIDE, zal voorregistratie in de toekomst een vereiste worden. We plannen een overgangsperiode voor alle organisatoren om zich aan te passen aan deze nieuwe manier van werken.

Aan welke eisen moeten partijen voldoen om een rating te krijgen?

Hoe genereer ik een (tussentijds) toernooiverslag?

FIDE ELO-rapportage is standaard geïntegreerd in de SWAR-pairingssoftware. Raadpleeg de SWAR-handleiding voor meer details.

SWAR FIDE ELO rapportage

Wat zijn de vereisten voor spelers om mee te kunnen doen?

Alle spelers moeten een FIDE-ID hebben om de toernooiresultaten te kunnen verwerken.

  • Aangesloten Belgische spelers zonder FIDE ID mogen deelnemen aan toernooien georganiseerd in België en zullen automatisch een FIDE ID ontvangen bij het uploaden van het eerste toernooibestand. De volledige geboortedatum moet echter worden ingevuld voor de spelers zonder FIDE ID in het rapport.
  • Niet-aangesloten Belgische spelers zonder FIDE ID moeten zich aansluiten om te kunnen deelnemen. De onderliggende reden is dat het lidmaatschap bij FIDE kosten met zich meebrengt en dat deze ten minste eenmaal moeten worden terugverdiend als een lidmaatschap bij de vereniging wordt verkregen.
    Als niet aan deze vereiste wordt voldaan, zal de speler geen Belgisch FIDE ID ontvangen en zal het toernooi dus niet naar FIDE worden gestuurd voor ratingbehandeling.
  • Buitenlandse spelers moeten een FIDE ID hebben om te kunnen deelnemen. De KBSB-beheerder kan hen geen FIDE ID toewijzen. Toewijzing van het FIDE ID moet worden gedaan door de buitenlandse schaakfederatie van de speler.
    Als niet aan deze vereiste wordt voldaan, zal het toernooi niet door FIDE worden geaccepteerd.

Belangrijke mededeling voor organisatoren van toernooien die meetellen voor de FIDE ELO-ranking, en voor spelers die geen FIDE-ID hebben en in het buitenland aan een door de FIDE goedgekeurd toernooi deelnemen.

De FIDE maakt onderscheid tussen twee gevallen: nationale spelers en buitenlandse spelers.

  • Wanneer een federatie een toernooiverslag naar de FIDE stuurt, ontvangen nationale spelers zonder FIDE-ID automatisch een FIDE-ID.
  • Voor buitenlandse spelers wil de FIDE niet langer automatisch FIDE-ID’s genereren. Voor de FIDE is het nu de verantwoordelijkheid van de federatie die het toernooiverslag verstuurt om ervoor te zorgen dat buitenlandse spelers een FIDE-ID hebben. Daarom moet de ratingofficer van de federatie die het toernooi aanmeldt, voor de FIDE aan elke federatie waar een speler vandaan komt vragen om hem een FIDE-ID toe te wijzen, en de aangemaakte FIDE-ID moet in het toernooiverslag worden vermeld.

De raad van bestuur van de KBSB is het hier niet mee eens. Zij vindt dat het aanvragen van FIDE-ID’s bij andere federaties niet de verantwoordelijkheid is van de KBSB, maar van de door de FIDE goedgekeurde organisatie van het toernooi (organisator/hoofdarbiter). Concreet: indien de organisator van een door de FIDE goedgekeurd toernooi buitenlandse spelers zonder FIDE-ID toelaat, moet hij ervoor zorgen dat elke buitenlandse speler uiterlijk op het moment dat hij het toernooiverslag naar de KBSB stuurt, over een FIDE-ID van de betreffende federatie beschikt.

Hoe vind ik informatie om contact op te nemen met de federatie van een ander land?

Ga naar de FIDE-website: https://www.fide.com/directory/member-federations

Is er een boete als de resultaten na de deadline worden ingeleverd?

De clubs moeten uiterlijk drie dagen na het einde van het toernooi het rapport naar de KBSB-beheerder sturen (en in het geval van een norm door een speler ook het pgn-bestand). Als een rapport te laat door de KBSB-beheerder wordt geüpload, wordt een boete opgelegd. Deze boete zal elke maand dat de rapporten niet worden verwerkt, toenemen.

Als na drie maanden waarin het rapport had kunnen worden verwerkt, de resultaten nog niet zijn ontvangen, kan het toernooi niet meer worden verwerkt en volgt er een boete. FIDE factureert de boete aan de KBSB, maar de KBSB factureert deze boete eenvoudigweg door aan de club / liga / federatie van de organisator.

Voor de duidelijkheid geven we een voorbeeld. Stel dat een toernooi eindigt op 27/07/2024. De berekende FRL zal 1 augustus 2024 zijn. Een club kan echter zijn rapport zonder boete tot 30/07/2024 insturen. Als het dat op die dag doet, zullen de partijen niet worden verwerkt voor de FRL van 1 augustus 2024, maar wel voor de FRL van 1 september 2024. FIDE zal GEEN boete opleggen omdat alle deadlines werden gerespecteerd.

Wat zijn de aanvullende vereisten als een norm wordt behaald door een speler?

Wanneer een Belgische speler een norm behaalt, moet hij een ondertekend document van de hoofdarbiter ontvangen. In het beste geval zou het al ondertekend moeten zijn door de organiserende federatie. Hij moet dit document onmiddellijk scannen en naar de Belgische FIDE-afgevaardigde sturen. Daarnaast moet hij de link van de toernooiwebsite van het resultaat en ook een pgn-bestand met de relevante partijen sturen:

  • Is dit in een Zwitsers toernooi of in een teamtoernooi, dan moeten alleen de partijen van de speler(s) die een norm hebben gehaald in dat pgn-bestand worden gezet.
  • Wordt het behaald in een Round Robin Individueel toernooi, dan moeten ALLE partijen in dat pgn-bestand worden gezet.

Tot slot, als er geen recente spelersfoto op de FIDE Rating website staat, moet de speler een recente foto opsturen met de exacte afmetingen van 480 pixels breed en 600 pixels hoog.

Wat gebeurt er als een onjuist resultaat wordt doorgegeven aan FIDE?

Als er een fout wordt gevonden in een gerapporteerd (ronde van een) Belgisch toernooi, dan moet de organisator/hoofdarbiter (i) de Belgische FIDE-afgevaardigde informeren en (ii) het gecorrigeerde rapport delen.

Er zijn twee mogelijkheden, afhankelijk van of de fout ontdekt is in dezelfde maand dat het toernooi gemeld moet worden:

  • Zo ja (dezelfde maand): dan kan de Belgische FIDE-afgevaardigde het gecorrigeerde rapport opnieuw opsturen.
  • Zo niet (andere maand): dan heeft de Belgische FIDE-afgevaardigde geen mogelijkheid om iets te veranderen. Hij zal een correctieverzoek sturen naar de FIDE Rating Officer. In het verleden werden de meeste correctieverzoeken niet behandeld. Het is cruciaal voor organisatoren om het belang van nauwkeurige rapportage te begrijpen.

Vragen & referenties

De FIDE Rating Regulations zijn de officiële FIDE-informatiebron. Voor alle vragen of feedback kunt u contact opnemen via fide@frbe-kbsb-ksb.be.