Ces directives sont le résultat du groupe de soutien aux échecs. Les contributeurs de cette première version sont Yves Moreels, Wessel van Kessel, Keano De Baets, Ben Dardha, Laurent Wery et Steven Bellens. Les commentaires ou remarques concernant cette version peuvent être adressés à info@frbe-kbsb-ksb.be.
Objectifs
Définir des critères objectifs pour l’octroi d’un soutien financier aux activités échiquéennes organisées en Belgique et/ou par des joueurs et organisations belges, afin de soutenir les activités qui s’alignent sur les objectifs de la Fédération Royale Belge des Échecs (FRBE).
Type de soutien
Soutien financier sous forme de remboursement de divers coûts liés à l’activité échiquéenne. Le budget approuvé pour 2026 est de 5 000 €.
Parties éligibles
- Clubs d’échecs officiellement enregistrés auprès de la FRBE.
- Toute organisation activement impliquée dans la communauté échiquéenne et collaborant avec au moins un joueur et/ou club affilié à la FRBE.
Les candidats doivent avoir la personnalité juridique sous la forme d’une association sans but lucratif (vzw/asbl). Les candidatures de personnes physiques ne sont généralement pas acceptées.
La FRBE se réserve le droit de procéder à une évaluation préliminaire du candidat (individu ou organisation) pour évaluer l’expérience, la fiabilité et la capacité organisationnelle.
Procédure de candidature
Les parties éligibles doivent soumettre un dossier à la FRBE (info@frbe-kbsb-ksb.be).
Éléments requis du dossier
- Informations légales du candidat
- Montant demandé
- Public cible – nombre estimé de participants
- Preuves de dépenses (telles que factures ou reçus de paiement) démontrant que le total des coûts prouvés est au moins égal au montant du soutien reçu
- Aperçu financier concis montrant l’impact du soutien de la FRBE
- Informations pertinentes (groupe cible, bénévoles, échelle, lieu, etc.)
- Expérience de l’organisation
- Valeur publicitaire (exposition médiatique, portée des réseaux sociaux, etc.)
S’il devient évident que la législation concernant la sécurité, l’assurance, la supervision des mineurs, les règles de comportement ou l’usage de substances n’a pas été respectée, le droit au soutien s’éteint.
Conditions supplémentaires (déclaration signée requise)
Les organisateurs doivent signer une attestation garantissant les conditions suivantes :
- Les activités soutenues doivent être accessibles à tous les participants intéressés.
Les restrictions basées sur le niveau de compétence (par exemple débutant, avancé) ou la catégorie d’âge (par exemple jeunes, seniors) sont autorisées si elles sont fonctionnellement pertinentes pour le concept. L’exclusion sur des critères non pertinents tels que la résidence, l’appartenance à un club spécifique ou des limitations similaires n’est pas autorisée.
- Les échecs doivent représenter la partie principale des activités quotidiennes.
- Les rapports doivent être publiés sur le site web de la FRBE.
- La publicité pour les sponsors de la FRBE doit être autorisée pendant l’activité.
- La visibilité du soutien de la FRBE doit être incluse dans tous les envois, invitations et promotions.
- La FRBE se réserve le droit de vérifier si l’activité est menée conformément à ces conditions.
- Des opportunités supplémentaires pour la FRBE doivent être autorisées lorsqu’elles sont pertinentes.
Attribution des fonds
Les activités sont évaluées par ordre de réception et approuvées en deux cycles par an (dates limites de soumission : 31 mars et 30 septembre) jusqu’à épuisement du budget disponible.
Ainsi, 50 % du budget annuel est alloué par cycle de six mois, en tenant compte des limitations ci-dessous et sur la base des preuves de dépenses soumises.
Critères d’évaluation objectifs
- Nombre de participants (50 %) : Il s’agit du nombre total de participants prenant activement part à l’activité. Chaque participant compte pour 0,5 point, jusqu’à un maximum de 50 points (100 participants).
- Visibilité de l’activité (20 %) : Évaluée sur la base des relations publiques et de l’attention médiatique :
- Publicité locale (par exemple journaux locaux, réseaux sociaux à portée locale, site web de la FRBE) : 5 points
- Publicité régionale (par exemple TV régionale, radio, réseaux sociaux à plus grande portée) : 10 points
- Publicité nationale (par exemple TV nationale, radio, grands sites d’actualités, médias échiquéens) : 15 points
- Publicité internationale (par exemple sites web échiquéens internationaux, médias internationaux) : 20 points
- Objectif / but de l’activité (30 %) : Évalue le rôle des échecs dans l’activité et sa contribution au développement des échecs en Belgique :
- Petite activité échiquéenne dans un événement plus large (par exemple une session d’échecs pendant une journée scolaire) : 6 points
- Activité échiquéenne complète à caractère local (par exemple introduction aux échecs dans un village ou un club) : 15 points
- Activité échiquéenne qui transcende le niveau provincial (par exemple un open, série de formations publiquement accessible) : 30 points
Score total
Le score total est la somme de : [score participants] + [score visibilité] + [score objectif]
- Seuls les projets obtenant au moins 60/100 sont éligibles.
- La valeur nombre de participants × nombre de sessions (matin/après-midi) est utilisée comme clé de répartition pour diviser le budget.
La FRBE peut choisir de combiner des candidatures similaires de la même organisation en une seule demande.
Évaluation
Le soutien n’est versé qu’après la fin du projet et l’évaluation des résultats réels. Si le nombre final de participants, la visibilité ou la réalisation des objectifs diffère de l’estimation originale :
- Le soutien financier sera ajusté à la baisse proportionnellement (par exemple si moins de participants ont assisté).
- Le soutien peut être entièrement annulé si le score total minimum n’est plus atteint.
Cela signifie que le montant final du soutien peut être inférieur au montant initialement approuvé si le projet n’atteint pas l’impact attendu.
Obligations du bénéficiaire
Le bénéficiaire accorde à la FRBE la permission d’utiliser l’activité et ses publications à des fins promotionnelles.
Conditions de paiement
- Les preuves de dépenses doivent être soumises à la FRBE.
- Le paiement sera effectué après que la FRBE ait reçu et approuvé les documents justificatifs.
