Nieuw lidmaatschapssysteem (Odoo)

Update 03.08.2026: onze ledendatabase is gemigreerd en alle geselecteerde clubbeheerders (voorzitter & secretaris) zijn uitgenodigd om deel te nemen. We houden deze pagina up-to-date met de laatste informatie en antwoorden op de meest gestelde vragen. Mocht u toegang nodig hebben maar geen uitnodigingsmail hebben ontvangen, neem dan contact met ons op.

Wat is dit nieuwe lidmaatschapssysteem?

• Het nieuwe lidmaatschapssysteem vervangt de bestaande spelersbeheerder. Naast deze spelersbeheerder zullen ook diverse andere tools ophouden te bestaan zodra het nieuwe lidmaatschapssysteem live is:
  • licentie-G systeem (een alternatief type aansluiting is voorzien in het nieuwe lidmaatschapssysteem)
  • ELO-kaarten (blijven behouden tot we een formeel archief van ons nationaal ELO-systeem hebben, maar er zullen geen updates meer worden uitgevoerd aan de spelersinformatie of de ELO’s)
  • cluboverzicht (zal geen updates meer ontvangen)
  • overzicht topspelers (een alternatief is voorzien in het nieuwe lidmaatschapssysteem, hoewel pas in een later stadium)

Waarom migreren naar een nieuw systeem?

De huidige spelersbeheerder heeft de federatie en de Belgische schaakgemeenschap de afgelopen decennia goed gediend. Vanwege de lange geschiedenis kampt het systeem echter met (i) verouderde technologieën, wat het onderhoud moeilijk en tijdrovend maakt, (ii) een gebrek aan mogelijkheden voor koppelingen met andere systemen en diensten en (iii) een gebrek aan moderne beveiligings- en privacyfuncties.

Het nieuwe lidmaatschapssysteem is de eerste stap in de ambitie van de federatie om haar digitaal ecosysteem te verbeteren. We streven ernaar om federaties, clubs en spelers te voorzien van moderne tools om hun ledenadministratie te vergemakkelijken. In een volgende fase zullen we extra functionaliteiten rond dit nieuwe lidmaatschapssysteem voorzien die extra voordelen zullen bieden voor de hele schaakgemeenschap.

Wanneer staat deze migratie gepland?

De migratie is in de eerste week van augustus afgerond. Het nieuwe systeem voor ledenbeheer is volledig operationeel.

Wat betekent deze migratie voor de clubs?

Dat zij met een nieuw lidmaatschapssysteem zullen werken. U zult dit nieuwe systeem gebruiken voor uw dagelijkse taken op het gebied van spelersbeheer:

• een nieuwe speler registreren in uw club
• de gegevens van bestaande spelers in uw club bewerken
• een speler overdragen naar / van uw club
• publieke spelersinformatie raadplegen voor elke aangesloten speler (alle clubs)

Nieuwe toegangsrechten voor clubbeheerders

Alle toegangsrechten zullen worden gereset en opnieuw opgebouwd op basis van de meest recente informatie over clubbeheerders in de Club Manager. Standaard toegangsrechten voor clubbeheerders worden verleend aan alle clubbeheerders aan wie de rol van ‘Voorzitter’ of ‘Secretaris’ is toegewezen in de Club manager. Indien u deel uitmaakt van uw clubbestuur en meent dat u beheerdersrechten nodig heeft, laat uw voorzitter of secretaris dan contact met ons opnemen.

Verzamelen van e-mailadressen voor bestaande spelers

De KBSB zal de clubbeheerders vragen om de bestaande spelersgegevens zoveel mogelijk te verzamelen en aan te vullen met e-mailadresinformatie. Zie de volgende sectie voor de reden hiervoor.

Hoe log ik in op het nieuwe lidmaatschapssysteem?

Dit nieuwe systeem gaat ook gepaard met een nieuwe portaalpagina en een nieuwe login voor alle clubbeheerders. Tijdens de go-live zullen de relevante clubbeheerders inloginformatie ontvangen voor het nieuwe lidmaatschapssysteem, met beheerderstoegang tot al hun clubspelers. De login zal gebaseerd zijn op e-mail, in tegenstelling tot het stamnummer zoals voorheen.

Samenvattend geven we hieronder een overzicht van de verschillende tools die de KBSB gebruikt, met links en login-informatie:

We zullen geleidelijk de toegang tot het nieuwe spelersbeheersysteem openstellen voor alle clubbeheerders en spelers van wie we een e-mailadres in onze database hebben geregistreerd. We streven ernaar om alle bovenstaande systemen te migreren naar een enkele login- en wachtwoordcombinatie (op basis van e-mail), die gebaseerd is op de nieuwe spelersbeheerder. Deze pagina zal worden bijgewerkt om de laatste status weer te geven.

Hoe sluit ik een actieve speler opnieuw aan?

Log in en navigeer naar uw ledenoverzichtspagina en doe het volgende:

• klik op de naam / het nationaal ID van een speler en werk de licentie van de speler bij naar het volgende jaar (bijv. Licentie 2026-2027)
• selecteer meerdere leden tegelijk via het selectievakje aan de voorzijde en gebruik vervolgens de knop ‘licentie wijzigen’ om meerdere spelers tegelijk opnieuw aan te sluiten.

Hoe sluit ik een nieuwe speler aan?

Zoek allereerst naar de speler in het algemeen spelersoverzicht. Indien de speler al in onze database staat, kun je hem/haar naar je club overzetten en dienovereenkomstig opnieuw aansluiten.

Zo niet, gebruik dan de link ‘Nieuwe speler’ in je ledenoverzicht en voer de gegevens van de speler in.

Hoe transfereer ik een speler naar een andere club?

Annual RBCF membership runs from September 1st till August 31st next year. Players currently affiliated are shown as ‘active’ in our player database. Players currently not active, are hidden and only visible to club administrators (through the switch ‘show inactive players’).

De transfer van een speler hangt af van de aansluitingsstatus van de speler (actief/inactief) en de datum waarop de transfer wordt aangevraagd:

• niet-aangesloten spelers (‘inactief’) kunnen op elk moment worden getransfereerd. Hun transfer wordt onmiddellijk bevestigd, waarna de nieuwe club de aansluiting van de speler kan beheren. Om de transfer aan te vragen, navigeert u naar de spelersbeheerder, schakelt u ‘toon inactieve spelers’ in, zoekt u de speler en vraagt u de transfer aan via de transferknop. Vergeet niet om de speler na de transfer aan te sluiten voor het komende jaar!
• aangesloten spelers (‘actief’) hebben een officiële transferperiode in de maand juli, zoals bepaald in het KBSB-toernooireglement, artikel 7. Buiten deze periode kunnen zij niet transfereren. De speler kan echter het huidige lidmaatschap niet verlengen, waarna hij/zij vanaf 1 september als niet-aangesloten speler kan transfereren.
  • Tijdens de maand juli kunnen clubbeheerders de speler opzoeken in de spelersdatabank en de transfer aanvragen via de transferknop. De transfer wordt op 1 augustus uitgevoerd.
  • Gebruik buiten deze periode dezelfde methode als voor niet-aangesloten spelers, zodra het lidmaatschap van de speler is verlopen (begin september). Houd rekening met de aansluitingsvoorwaarden om een tijdige heraansluiting van de speler te garanderen, zodat de speler bijvoorbeeld speelgerechtigd is voor competities.

Wat betekent deze migratie voor de spelers?

Naast het feit dat de spelers de nieuwe publieke interface zullen gebruiken om publieke spelersinformatie te raadplegen, stelt het nieuwe lidmaatschapssysteem elke speler ook in staat om alle persoonlijke informatie te raadplegen en deze zelf te wijzigen. Deze functionaliteit kan alleen worden geactiveerd op basis van de aanwezigheid van een e-mailadres van de speler in onze database.

Alle spelers met een geregistreerd e-mailadres zullen inloginformatie ontvangen voor het nieuwe lidmaatschapssysteem. Deze login geeft de spelers toegang tot hun persoonlijke gegevens.

Wat verandert er niet?

Verschillende bestaande systemen behouden hun rol en functionaliteit:

• De club manager behoudt nog steeds zijn rol voor alle clubgerelateerde informatie. Het is ons doel om deze club manager in de toekomst naar het nieuwe lidmaatschapssysteem te migreren. Voorlopig blijft deze beschikbaar voor uw clubbeheer.
• De interclub manager blijft beschikbaar voor alle interclubgerelateerde activiteiten. Achter de schermen zal deze communiceren met het nieuwe lidmaatschapssysteem. De functionaliteiten blijven actief.

Help, ik heb een vraag of een probleem

Neem contact met ons op via info@frbe-kbsb-ksb.be, of gebruik het speciale lidmaatschapsformulier om een probleem of vraag te melden.