Nouveau système d’affiliation (Odoo)

Mise à jour du 03.08.2026 : notre base de données d’affiliation a été migrée, et tous les administrateurs de club sélectionnés (président & secrétaire) ont été invités à nous rejoindre. Nous maintenons cette page à jour avec les dernières informations et les réponses aux questions les plus fréquentes. Si vous avez besoin d’un accès mais n’avez pas reçu d’e-mail d’invitation, veuillez nous contacter.

Qu’est-ce que ce nouveau système d’affiliation ?

• Le nouveau système d’affiliation remplace le gestionnaire de joueurs existant. En même temps que ce gestionnaire de joueurs, plusieurs autres outils cesseront également d’exister une fois le nouveau système d’affiliation en production :
  • système license-G (un type d’affiliation alternatif est prévu dans le nouveau système d’affiliation)
  • cartes ELO (resteront disponibles jusqu’à ce que nous disposions d’une archive formelle de notre système ELO national, mais aucune mise à jour ne sera effectuée, ni des informations des joueurs, ni des ELO)
  • aperçu des clubs (ne recevra plus de mises à jour)
  • aperçu des meilleurs joueurs (une alternative est prévue dans le nouveau système d’affiliation, mais seulement à un stade ultérieur)

Pourquoi migrer vers un nouveau système ?

Le gestionnaire de joueurs actuel a bien servi la fédération et la communauté échiquéenne belge au cours des dernières décennies. En raison de sa longue histoire, le système (i) souffre de technologies obsolètes, rendant la maintenance difficile et chronophage, (ii) manque de possibilités d’interfaçage avec d’autres systèmes et services et (iii) ne dispose pas de fonctionnalités modernes de sécurité et de protection de la vie privée.

Le nouveau système d’affiliation est la première étape de l’ambition de la fédération d’améliorer son écosystème numérique. Nous visons à fournir aux fédérations, aux clubs et aux joueurs des outils modernes pour faciliter leur administration des membres. Dans les prochaines étapes, nous prévoirons des fonctionnalités supplémentaires autour de ce nouveau système d’affiliation, qui apporteront des avantages supplémentaires à l’ensemble de la communauté échiquéenne.

Quand cette migration est-elle prévue ?

La migration s’est achevée la première semaine d’août. Le nouveau système de gestion des affiliations est entièrement opérationnel.

Qu’est-ce que cette migration signifie pour les clubs ?

Qu’ils travailleront avec un nouveau système d’affiliation. Vous utiliserez ce nouveau système pour vos tâches quotidiennes de gestion des joueurs :

• inscrire un nouveau joueur dans votre club
• modifier les informations des joueurs existants dans votre club
• transférer un joueur vers / depuis votre club
• consulter les informations publiques d’un joueur pour tout joueur affilié (tous les clubs)

Nouveaux droits d’accès pour les administrateurs de club

Tous les droits d’accès seront réinitialisés et reconstruits sur la base des dernières informations relatives aux administrateurs de club dans le Club Manager. Des droits d’accès par défaut seront fournis à tous les administrateurs de club auxquels sont attribués les rôles de « President » ou « Secretary » dans le Club manager. Si vous faites partie du comité d’administration de votre club et que vous estimez avoir besoin de droits d’accès d’administration, veuillez demander à votre président ou à votre secrétaire de nous contacter.

Collecte des adresses e-mail des joueurs existants

La FRBE demandera aux administrateurs de club de collecter et de compléter autant que possible les informations des joueurs existants avec leur adresse e-mail. Voir la section suivante pour la raison de cette demande.

Comment me connecter au nouveau système d’affiliation ?

Ce nouveau système s’accompagne également d’une nouvelle page de portail et d’une nouvelle connexion pour tous les administrateurs de club. Lors de la mise en production, les administrateurs de club concernés recevront les informations de connexion au nouveau système d’affiliation, avec un accès d’administration à tous les joueurs de leur club. La connexion se fera sur base de l’adresse e-mail, contrairement au numéro de registre national comme auparavant.

En résumé, nous fournissons ci-dessous un aperçu des différents outils utilisés par la FRBE, avec des liens et des informations de connexion :

Nous activerons progressivement l’accès au nouveau système de gestion des joueurs pour tous les administrateurs de club et les joueurs dont nous avons une adresse e-mail enregistrée dans notre base de données. Nous visons à migrer tous les systèmes ci-dessus vers une combinaison unique identifiant & mot de passe (basée sur l’e-mail), qui est basée sur le nouveau gestionnaire de joueurs. Cette page sera mise à jour pour refléter le dernier état.

Comment réaffilier un joueur actif ?

Connectez-vous et accédez à votre page d’aperçu des membres et effectuez l’une des actions suivantes :

• cliquez sur le nom / l’ID national d’un joueur, et mettez à jour la licence du joueur pour l’année suivante (par exemple, Licence 2026-2027)
• sélectionnez plusieurs membres en utilisant la case à cocher devant, puis utilisez le bouton « changer de licence » pour réaffilier plusieurs joueurs à la fois.

Comment affilier un nouveau joueur ?

Tout d’abord, recherchez le joueur dans l’aperçu général des joueurs. Si le joueur figure déjà dans notre base de données, vous pouvez le transférer dans votre club et le réaffilier en conséquence.

Si ce n’est pas le cas, utilisez le lien Nouveau joueur dans votre aperçu des membres et saisissez les informations du joueur.

Comment transférer un joueur vers un autre club ?

Annual RBCF membership runs from September 1st till August 31st next year. Players currently affiliated are shown as ‘active’ in our player database. Players currently not active, are hidden and only visible to club administrators (through the switch ‘show inactive players’).

Le transfert d’un joueur dépend de son statut d’affiliation (actif/inactif) et de la date à laquelle le transfert est demandé :

• les joueurs non affiliés (« inactifs ») peuvent être transférés à tout moment. Leur transfert sera confirmé immédiatement, après quoi le nouveau club pourra gérer l’affiliation des joueurs. Pour demander le transfert, naviguez vers la base de données des joueurs, activez « afficher les joueurs inactifs », recherchez le joueur et demandez le transfert via le bouton de transfert. Après le transfert, n’oubliez pas d’affilier le joueur pour l’année à venir !
• les joueurs affiliés (« actifs ») ont une période de transfert officielle au mois de juillet, comme indiqué dans le règlement des tournois de la FRBE, article 7. En dehors de cette période, ils ne peuvent pas être transférés. Le joueur peut, cependant, ne pas renouveler l’affiliation actuelle, après quoi il/elle pourra être transféré(e) en tant que joueur non affilié à partir du 1er septembre.
  • Pendant le mois de juillet, les administrateurs de club peuvent rechercher le joueur dans la base de données des joueurs et demander le transfert via le bouton de transfert. Le transfert sera effectif le 1er août.
  • En dehors de cette période, utilisez la même méthode que pour les joueurs non affiliés, dès que l’affiliation du joueur a expiré (début septembre). Tenez compte des exigences d’affiliation pour garantir une réaffiliation du joueur en temps voulu, afin, par exemple, de rendre le joueur éligible aux compétitions.

Qu’est-ce que cette migration signifie pour les joueurs ?

Outre le fait que les joueurs utiliseront la nouvelle interface publique pour consulter les informations publiques des joueurs, le nouveau système d’affiliation permet également à chaque joueur de consulter toutes ses informations personnelles et de les modifier lui-même. Cette fonctionnalité ne peut être activée que si l’adresse e-mail d’un joueur est présente dans notre base de données.

Tous les joueurs dont l’adresse e-mail est enregistrée recevront les informations de connexion au nouveau système d’affiliation. Cette connexion donne aux joueurs accès à leurs informations personnelles.

Qu’est-ce qui ne change pas ?

Plusieurs systèmes existants conservent leur rôle et leur fonctionnalité :

• Le club manager conserve toujours son rôle pour toutes les informations liées aux clubs. Notre objectif est de migrer ce club manager vers le nouveau système d’affiliation à l’avenir. Pour l’instant, il reste en place pour la gestion de votre club.
• Le interclub manager est toujours là pour toutes les activités liées à l’Interclubs. En arrière-plan, il communiquera avec le nouveau système d’affiliation. Ses fonctionnalités restent actives.

Aide, j’ai une question ou un problème

Veuillez nous contacter via info@frbe-kbsb-ksb.be, ou utilisez le formulaire d’affiliation dédié pour signaler un problème ou poser une question.